Auftragsvergabe einfach erklärt

Jährlich vergeben Länder und Gemeinden in Deutschland Aufträge mit einem Wert von mehr als 360 Milliarden Euro. Die öffentliche Auftragsvergabe ist mit einigen Formalitäten verbunden. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie die Vergabe funktioniert und welche Verfahren dabei zum Einsatz kommen.

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Was genau ist die öffentliche Auftragsvergabe?

Die öffentliche Auftragsvergabe ist laut Definition die Erteilung von Aufträgen von öffentlichen Stellen an Dienstleister oder Produzenten im privaten Sektor. Einfacher ausgedrückt: Auftraggeber wie beispielsweise Regierungsstellen, Behörden oder staatseigene Unternehmen vergeben Aufträge an nicht staatlich geführte Unternehmen. Die Auftragserteilung kann sowohl für Waren als auch für Dienstleistungen erfolgen. Die öffentliche Auftragsvergabe ist gängig in der Baubranche sowie in den Bereichen Verkehr, Logistik und Datenverarbeitung, betrifft aber noch viele weitere Branchen.

Auftragsvergabe im Ober- und Unterschwellenbereich

Wenn der Auftragswert einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, spricht man davon, dass er im Oberschwellenbereich liegt. Er muss dann nach deutschem Vergaberecht und EU-weit geltenden Regeln europaweit ausgeschrieben werden. Die Schwellenwerte sind je nach Branche unterschiedlich. Geregelt sind sie in der Richtlinie 2014/24/EU. Nach der Auftragsausschreibung können interessierte Unternehmen Angebote unterbreiten. Das beste Angebot erhält den Zuschlag und es kommt zur Auftragserteilung.

Wird der jeweilige Schwellenwert nicht überschritten (sogenannter Unterschwellenbereich), gilt nicht die oben genannte EU-Richtlinie, sondern das deutsche Haushaltsrecht. Zwar sind die öffentlichen Auftraggeber auch hier an bestimmte Pflichten gebunden. Die Auftragnehmer haben jedoch nicht dieselben Rechte wie im Oberschwellenbereich. Teilweise können Aufträge auch ohne ein öffentliches Vergabeverfahren erteilt werden.

Wie funktioniert die Auftragsvergabe?

Wer öffentliche Aufträge erteilen möchte, muss sich nach den geltenden Vorschriften richten. So gibt es für die Auftragsvergabe Musterformulare, die zahlreiche Informationen abfragen. Solche Vorlagen für die Auftragsvergabe stellt zum Beispiel das Information System for Public Procurement (SIMAP) zur Verfügung. Mithilfe dieser Informationen wird der Auftrag erstellt. Außerdem wird das Verfahren für die Vergabe der öffentlichen Aufträge festgelegt – mehr dazu unten.

Im nächsten Schritt können interessierte Unternehmen ihre Angebote unterbreiten. Mit dem Zuschlag wird der Auftrag erteilt und ein Vertrag mit dem Bieter kommt zustande. Damit ist die Auftragsvergabe beendet. Anschließend muss noch die Bekanntgabe vergebener Aufträge durchgeführt werden. Auch für diesen Teil der Auftragsvergabe gibt es Mustervorlagen. Die Bekanntgabe dient der Transparenz im Vergabeverfahren und muss verschiedene Informationen enthalten, darunter

  • Angaben zum Auftraggeber,
  • den Auftragsgegenstand,
  • die erbrachten Leistungen,
  • den Ort der Leistungserbringung,
  • das gewählte Vergabeverfahren und
  • den Namen des beauftragten Unternehmens.

Bekanntmachung vergebener Aufträge im Unterschwellenbereich

Auch wenn die Auftragsvergabe im Unterschwellenbereich anders ablaufen kann, müssen die erteilten Aufträge bekannt gemacht werden, sobald bestimmte Auftragswerte überschritten werden. Folgende Netto-Auftragswerte sind relevant:

  • 25.000 € bei beschränkten Ausschreibungen ohne Teilnahmewettbewerb
  • 15.000 € bei freihändigen Auftragsvergaben nach VOB/A
  • 25.000 € bei freihändigen Auftragsvergaben nach VOL/A

Erklärung: Hinter der Abkürzung VOB/A verbirgt sich die Vergabe- und Vertragsverordnung für Bauleistungen – Teil A. In der VOB ist geregelt, wie Bauaufträge vergeben werden dürfen und welche Vertragsbedingungen dafür gelten. Analog steht die Abkürzung VOL/A für die Vergabe- und Vertragsordnung für Leistungen – Teil A.

Die verschiedenen Verfahren für die Auftragsvergabe

Grundsätzlich läuft die Vergabe öffentlicher Aufträge ab wie oben beschrieben. Es können aber unter bestimmten Bedingungen auch andere Vergabeverfahren genutzt werden. Dazu gehören die beschränkte Ausschreibung mit oder ohne Teilnahmewettbewerb und die freihändige Vergabe.

  • beschränkte Ausschreibung: In diesem Verfahren wird eine beschränkte Anzahl ausgewählter Unternehmen kontaktiert und aufgefordert, ein Angebot abzugeben. Danach wird der Auftrag vergeben. Zusätzlich kann es eine öffentliche Aufforderung (Teilnahmewettbewerb) geben, abhängig von den Umständen ist das aber nicht erforderlich.
  • freihändige Vergabe: Auch bei der freihändigen Auftragsvergabe können – auch ohne Teilnahmewettbewerb – einige Unternehmen direkt zur Angebotserstellung aufgefordert werden. In der Regel müssen das mindestens drei Unternehmen sein. Anders als bei der beschränkten Vergabe darf hier der Auftraggeber über die Angebote verhandeln, bis ein passendes Angebot gefunden ist.

Sowohl die beschränkte Ausschreibung bei der Auftragsvergabe als auch die freihändige Vergabe sind als Ausnahmen gedacht. Sie dürfen nur unter bestimmten Bedingungen angewendet werden, zum Beispiel

  • wenn nur ein bestimmter Kreis von Unternehmern den Auftrag überhaupt ausführen kann (etwa aufgrund einer notwendigen außergewöhnlichen Eignung),
  • wenn andere Gründe (wie etwa Dringlichkeit oder Geheimhaltung) gegen eine öffentliche Auftragsvergabe sprechen
  • oder wenn es schon eine öffentliche Ausschreibung gab, das Ergebnis jedoch nicht wirtschaftlich gewesen wäre.

Die genauen Vorschriften sind in § 3 VOL/A nachzulesen.

Bei der Auftragsvergabe nach VOB gelten als Ausnahmen auch Aufträge, die bestimmte Auftragswerte nicht überschreiten. Zum Beispiel ist die freihändige Vergabe eines Bauvertrags nach VOB bis zu einem Auftragswert von 10.000 € zulässig. Die genauen Vorgaben sind in § 3a VOB/A zu finden.

Weitere Tipps für eine gelungene Auftragsvergabe

Welche Aufträge von öffentlichen Auftraggebern vergeben werden, können Sie zum Beispiel über das Portal „service.bund.de – Service Online“ einsehen. Dort finden Sie sowohl bundes- als auch europaweit ausgeschriebene Aufträge.

Ein Diskussionsthema in den letzten Jahren ist die Herausgabe von Revisionsunterlagen nach VOB gewesen. Solche Revisionsunterlagen umfassen zum Beispiel Installations- oder Verteilerpläne, die helfen sollen, in Zukunft auftretende Fehler oder Defekte ausfindig zu machen und zu beheben. Das Oberlandesgericht hat festgehalten, dass es einen Mangel darstellt, wenn ein Auftragnehmer (oder Subunternehmer bzw. Nachunternehmer) keine Revisionsunterlagen herausgibt, obwohl das vertraglich vereinbart war.

Achtung: Unklar ist dabei, ob solche Revisionsunterlagen auch übergeben werden müssen, wenn es keine vertragliche Regelung dazu gab. Es empfiehlt sich daher immer, den Punkt Revisionsunterlagen schon bei Auftragserteilung fest in den Vertrag mit aufzunehmen. Wer Subunternehmer beschäftigt, sollte auch auf einen detaillierten Subunternehmervertrag nicht verzichten.

Außerdem wichtig zu wissen: Nicht immer ist es zulässig, Subunternehmer im Baugewerbe zu beschäftigen. Hier muss die Berechtigung gründlich geprüft werden, denn grundsätzlich gilt das sogenannte Selbstausführungsgebot. Der öffentliche Auftraggeber hat in Bezug auf Nachunternehmer nach VOB zumindest das Recht, Eignungsnachweise einzufordern.

Tipp: Haben Sie bei einer Auftragsvergabe den Zuschlag erhalten und sind Sie nun auf der Suche nach Subunternehmern, die Ihnen bei der Durchführung helfen? Dann können Sie über das B2B-Portal der Auftragsbank Ihre Aufträge einstellen und Angebote erhalten. Umgekehrt können Sie auch als Subunternehmer tätig werden: Durchstöbern Sie dabei entweder die bereits vorhandenen Ausschreibungen oder stellen Sie selbst ein Gesuch ein.