Subunternehmer werden: Vorteile, Nachteile und Tipps für die Zusammenarbeit

Subunternehmer arbeiten nicht direkt mit Endkunden zusammen, sondern übernehmen stattdessen Aufträge für ein Generalunternehmen, das seinerseits mit dem Endkunden in Kontakt steht. Subunternehmer zu werden, bringt viele Vorteile mit sich, kann jedoch auch Risiken bergen. Erfahren Sie hier, welche Vorteile und Nachteile es hat, als Subunternehmer zu arbeiten, und wie Sie sich bestmöglich absichern.

Was bedeutet es, Subunternehmer zu werden?

Grundsätzlich kann jeder Existenzgründer Subunternehmer werden oder auch seinerseits Subunternehmer beschäftigen. Dabei ist die Entscheidung nicht absolut: Es ist möglich, einige Aufträge direkt mit Endkunden zu vereinbaren, gleichzeitig als Subunternehmer für ein oder mehrere Unternehmen tätig zu sein und dazu noch eigene Subunternehmer zu beschäftigen. In einigen Branchen, beispielsweise im Baugewerbe, in der Logistik oder in der Personenbeförderung, ist es besonders üblich, als Subunternehmer zu arbeiten bzw. Subunternehmer zu beauftragen.

Sie können unabhängig von der Rechtsform Ihres Unternehmens Subunternehmer werden, also als Freiberufler ebenso wie als Gewerbetreibender oder Inhaber einer GmbH. Ob ein Subunternehmer ein Gewerbe anmelden muss, hängt von der Art der Tätigkeit ab, nicht aber von seinem Status als Subunternehmer. Entscheidend dafür ist nur, dass Sie nicht direkt mit dem Endkunden, sondern mit einem anderen Unternehmen zusammenarbeiten, das für den Kunden tätig wird. Dieses Unternehmen bezeichnet man als Generalunternehmen oder Hauptunternehmen.

Subunternehmer zu werden, bedeutet außerdem, selbstständig tätig zu sein. Subunternehmer werden zwar freie Mitarbeiter eines Unternehmens, sie bestimmen jedoch im Gegensatz zu Angestellten selbst frei über ihre Arbeit, also beispielsweise über die Arbeitszeit oder, soweit möglich, den Arbeitsort und andere Gegebenheiten. Der Auftraggeber hat in der Zusammenarbeit mit einem Subunternehmer ein Recht darauf, dass sein Auftrag ordnungsgemäß erfüllt wird, doch er ist dem Subunternehmer gegenüber nicht weisungsbefugt.

Hinweis: Grundsätzlich dürfen auch Subunternehmer nicht ohne Meister arbeiten, sofern der Beruf für die Existenzgründung eine Meisterprüfung verlangt. Die Voraussetzungen sind dieselben wie für eine reguläre Gründung. In beiden Fällen ist es allerdings unter bestimmten Bedingungen möglich, auch ohne den Meistertitel zu gründen, etwa wenn eine Anerkennung nach Berufsjahren durchgesetzt wird. In den zulassungsfreien Berufen dürfen Subunternehmer aber natürlich ohne Meistertitel tätig werden.

Diese Vorteile und Nachteile haben Subunternehmer

Wer seine Stärken nicht in der Kundenakquise hat, kann sehr davon profitieren, Subunternehmer zu werden. Zwar müssen Auftraggeber zunächst dennoch gefunden werden, doch bei einer guten Zusammenarbeit kommen oft Folgeaufträge zustande. Haben Subunternehmer sich erst einmal als verlässliche Partner etabliert, entsteht schnell ein fester Kundenstamm, der Monat für Monat eine stabile Auftragslage sicherstellt.

Als Subunternehmer zu arbeiten, kann außerdem den Vorteil mit sich bringen, dass mehr Zeit für die eigenen Kernkompetenzen bleibt. Insbesondere bei wiederholter Zusammenarbeit entfallen lange Verhandlungen mit dem Kunden und Subunternehmer können sich auf bestimmte Aufgabenbereiche konzentrieren, die ihnen besonders leicht von der Hand gehen.

Auch für Hauptunternehmer bringt die Zusammenarbeit mit Subunternehmern Vorteile. Sie können auf die Fachkompetenz der Subunternehmer zugreifen, ohne Lohnnebenkosten zu zahlen oder Mitarbeiter über das Ende des Projekts hinaus zu beschäftigen. So können sie Großaufträge annehmen, die sonst nicht zu bewältigen wären, oder Auftragsspitzen abfedern. Allerdings ist ein gutes Vertrauensverhältnis wichtig, denn der Hauptunternehmer ist dem Kunden gegenüber zur Leistungserbringung verpflichtet – und damit auch auf die zuverlässige Zusammenarbeit mit dem Subunternehmer angewiesen.

Verdienst und Stundenlohn eines Subunternehmers

Wie alle selbstständig Tätigen können auch Subunternehmer ihren Stundensatz frei wählen bzw. mit dem Auftraggeber verhandeln. Er sollte so kalkuliert sein, dass er zum einen sowohl die beruflichen Kosten als auch die Lebenshaltungskosten deckt, der Subunternehmer mit seinem Stundenlohn aber konkurrenzfähig bleibt. Auch Erfahrung, die Qualität der Arbeit, der Ruf des Unternehmens und die Branchenzugehörigkeit wirken sich auf den Verdienst von Subunternehmern aus.

Bei der Kalkulation müssen Subunternehmer außerdem die Steuer berücksichtigen. Je nach Rechtsform können neben Umsatzsteuer und Einkommenssteuer auch Gewerbesteuer und Körperschaftssteuer anfallen. Eine Besonderheit gilt für die Steuern, die Subunternehmer für Bauleistungen abführen müssen. Hier erfolgt nämlich eine Umkehrung der Steuerschuldnerschaft, sodass nicht der Subunternehmer, sondern der Hauptunternehmer die Umsatzsteuer an das Finanzamt abführt. Idealerweise werden diese Aspekte mit einem Steuerberater geklärt.

Risiko Scheinselbstständigkeit: Was Subunternehmer beachten müssen

Subunternehmer werden als freie Mitarbeiter für ein Unternehmen tätig, sind jedoch keine Angestellten. Werden sie jedoch wie Angestellte behandelt oder verhalten sie sich wie Angestellte, kann der Verdacht einer Scheinselbstständigkeit des Subunternehmers aufkommen – mit der Folge, dass die Sozialversicherungspflicht des Subunternehmers auf den Hauptunternehmer übergeht. Das ist in aller Regel nicht gewollt. Wer Subunternehmer werden möchte, sollte daher im Zweifel ein Feststellungsverfahren der Deutschen Rentenversicherung anstoßen, die daraufhin prüft, ob eine Scheinselbstständigkeit vorliegen könnte.

Gegen eine Scheinselbstständigkeit des Subunternehmers sprechen zum Beispiel folgende Kriterien:

• Der Subunternehmer ist nicht weisungsgebunden, darf also selbst darüber entscheiden, wann und auf welche Weise er seine Arbeitszeit zur Verfügung stellt.
• Der Subunternehmer trägt selbst das unternehmerische Risiko, zum Beispiel in Form der Gewährleistung.
• Der Subunternehmer ist nicht dauerhaft nur für einen Auftraggeber tätig.
• Der Subunternehmer ist nicht fest in die Prozesse und Strukturen des Auftraggebers integriert.
• Der Subunternehmer erhält keine Urlaubszahlungen und auch keine Lohnfortzahlung im Krankheitsfall.

Tipp: Die oben genannten Kriterien sollten im Subunternehmervertrag deutlich gemacht werden, sodass ein eventueller Verdacht auf Scheinselbstständigkeit entkräftet werden kann.

Welche Unterlagen muss ein Subunternehmer vorlegen?

Für die Zusammenarbeit mit Subunternehmern ist es grundsätzlich für beide Seiten nicht verpflichtend, bestimmte Unterlagen vorzulegen. Allerdings profitiert der Hauptunternehmer davon, mit seriösen, erfahrenen Subunternehmern zu arbeiten, die gut am Markt etabliert sind. Bestimmte Papiere helfen außerdem, eine Scheinselbstständigkeit auszuschließen. Daher empfiehlt es sich, bestimmte Unterlagen dennoch anzufordern. Hier eine Liste sinnvoller, wenn auch nicht erforderlicher Unterlagen, die ein Subunternehmer vorlegen können sollte:

• Handelsregisterauszug bzw. Auszug aus dem Gewerbezentralregister oder Anmeldung beim Finanzamt
• Mitgliedsbescheinigung bei einer Industrie- und Handelskammer bzw. Handwerkskammer, sofern vorhanden
• Befreiungsbescheid der Deutschen Rentenversicherung als Schutz vor Scheinselbstständigkeit
• Bestätigung, dass der Subunternehmer selbst Mitarbeiter beschäftigt, sofern das der Fall ist
• Unbedenklichkeitserklärungen, zum Beispiel von der Sozialkasse und der Berufsgenossenschaft
• Nachweise über Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns und der Sozialversicherungsbeiträge der Mitarbeiter
• Nachweis über eine Betriebshaftpflichtversicherung
• Nachweise gewisser Fachkenntnisse (besonders relevant für Unterauftragnehmer bei Vergabe öffentlicher Aufträge)

Wer ausländische Subunternehmer beauftragt, sollte sich zudem nachweisen lassen, dass:

• der Subunternehmer im Heimatland mit seinem Gewerbe angemeldet ist,
• die steuerlichen Meldepflichten in Deutschland erfüllt sind,
• die Mitarbeiter im Heimatland sozialversichert sind
• und die nach Deutschland entsandten Arbeitnehmer beim deutschen Zoll gemeldet worden sind.